Pengertian Struktur dan Desain
Organisasi
Struktur organisasi berkaitan
dengan hubungan yang relatif tetap diantara berbagai tugas yang ada dalam
organisasi. Proses untuk menciptakan struktur dan pengambilan keputusan tentang
alternatif struktur disebut desain organisasi. Pembentukan struktur organisasi
dihadapkan pada dua hal, yaitu diferensiasi atau pembagian tugas diantara
anggota organisasi, dan integrasi atau koordinasi dalam pembagian tugas
tersebut.
A. Dimensi
Struktur Organisasi
1. Kompleksitas
Merujuk pada tingkat diferensiasi yang ada di dalam
sebuah organisasi. Diferensiasi horisontal mempertimbangkan tingkat pemisahan
horisontal di antara unit-unit. Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman
hierarki organisasi. Diferensiasi spasial meliputi tingkat sejauh mana lokasi
fasilitas dan para pegawai organisasi tersebar secara geografis. Peningkatan
pada masalah satu dari ketiga faktor tersebut akan meningkatkan kompleksitas
sebuah organisasi.
2. Diferensiasi Horisontal
Diferensiasi horisontal merujuk pada tingkat
diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari
tugas yang meeka laksanakan, dan tingkat pendidikan serta pelatihannya.
3 Diferensiasi Vertikal
Diferensiasi vertikal merujuk pada kedalaman struktur.
Diferensiasi meningkat, demikian pula kompleksitasnya karena jumlah tingkatan
hierarki di dalam organisasi bertambah. Makin banyak tingkatan yang terdapat di
antara top management dan tingkat yang paling rendah, maka makin besar pula
potensi terjadinya distorsi dalam komunikasi, dan makin sulit mengkoordinasi
pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top
management untuk mengawasi kegiatan bawahannya.
4. Diferensiasi Spasial
Diferensiasi spasial merujuk pada tingkat sejauh mana
lokasi dari kantor, pabrik, dan personalia sebagai sebuah organisasi tersebar
secara geografis. Diferensiasi spasial dapat dilihat sebagai perluasan dari
dimensi dan dan diferensiasi horizontal dan vertikal. Artinya, adalah mungkin
untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini
mencakup penyebaran jumlah maupun jarak.
5. Formalisasi
Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekerjaan
di dalam organisasi itu distandardisasikan. Jika formalisasi rendah, perilaku
para pegawai relatif tidak terprogram. Karena kebijakan dari seseorang di dalam
pekerjaannya berbanding terbalik dengan jumlah perilaku yang diprogramkan lebih
dahulu oleh organisasi, maka makin besar standardisasi, makin sedikit pula
jumlah masukan mengenai bagaiman suatu pekerjaan harus dilakukan oleh seorang
pegawai. Standardisasi bukan hanya menghilangkan kemungkinan para pegawai untuk
berperilaku secar lain, tetapi juag menghilangkan kebutuhan bagi para pegawai
untuk mempertimbangkan aternatif.
6. Sentralisasi
Sentralisasi adalah yang paling problematis dari ketiga
komponen. Sentralisasi dinyatakan sebagai sejauh mana kekuasaan formal dapat
membuat kebijaksanaan-kebijaksanaan dikonsentrasikan pada satu individu, sebuah
unit, atau suatu tingkat (biasanya pada tingkat tinggi dalam organisasi),
dengan demikian pegawai (biasanya berada di bagian bawah organisasi) hanya
memperoleh masukan yang minim dalam pekerjaan mereka. Istilah sentralisasi
merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu
titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya
spesialisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan adanya
desentralisasi. Tingkat kontrol yang dimiliki seseorang dalam seluruh proses
pengambilan keputusan dapat digunakan sebagai sebuah ukuran mengenai
sentralisasi. Kelima langkah dalam proses pengambilan keputusan adalah sebagai
berikut: mengumpulkan informasi untuk diteruskan kepada pengambil keputusan
mengenai apa yang dapat dilakukan; memproses dan menginterpretasikan informasi
tersebut untuk memberi saran kepada pembuat keputusan mengenai apa yang harus
dilakukan; membuat pilihan mengenai apa yang hendak dilakukan; memberi wewenang
kepada orang lain mengenai apa yang hendak dilakukan.
B. Departementalisasi
Merupakan proses
mengkombinasikan tugas ke dalam kelompok-kelompok atau departemen-departemen.
Derajat kesamaan dari tugas yang ada dalam satu departemen adalah hal pokok. Tugas dapat dikelompokan (dasar-dasar departementasi) dalam beberapa
kriteria yaitu:
1. Departementalisasi Fungsional
Merupakan metode yang paling efektif. Tugas yang
sejenis dan saling terkait dapat dikelompokkan dalam departemen yang
sama. Kelebihannya adalah meningkatkan keahlian, memungkinkan penggunaan
sumber-sumber secara maksimal, mendorong penggunaan keahlian dan peralatan
tertentu, komunikasi dan prestasi meningkat. Kelemahannya adalah mengurangi
komunikasi dan kerja sama antardepartemen sehingga menimbulkan perspektif
sempit.
2. Departementalisasi Atas Dasar Produk
Terdiri dari kombinasi ke dalam suatu tugas departemen
yang meliputi memproduksi produk-produk sejenis. Biasanya terjadi pada
perusahaan besar yang sulit untuk mengkoordinasikan beraneka ragam departemen
fungsional. Misalnya PT Astra Internasional. Keunggulannya adalah menciptakan
koordinasi dan pemusatan usaha memproduksi secara efektif, berorientasi pada
konsumen, dan pekerja lebih kohesif. Kelemahannya keahlian dan sumber-sumber
tidak dimanfaatkan secara optimal.
3. Departementalisasi Atas Dasar Wilayah
Organisasi menggunakan geografis sebagai dasar
departementasi, jika organisasi tersebar di area geografis yang luas untuk unit
yang sama. Keunggulannya adalah mengurangi permasalahan yang diakibatkan oleh
jarak, seperti kesulitan komunikasi, pengamatan dan keputusan yang mendesak.
4. Departementalisasi Atas Dasar Pelanggan
Mengelompokan tugas dengan mengorganisasikannya sesuai dengan pelanggan yang
dilayani. Terutama jika pelanggan memiliki kategori dan kebutuhan dari
masing-masing kelompok yang berbeda secara signifikan.
C. Model-Model
Desain Organisasi
Model desain
organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang
menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di
antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang
menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda
dalam suatu organisasi. Disain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,
standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputusan
dan besaran satuan kerja. Ada dua model desain organisasi, yaitu :
1. Desain Organisasi Mekanistik
- Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
- Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa, aman, dan ekonomik melalui perasaan takut dan sanksi.
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
- Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
- Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
- Proses penyusun tujuan dilakukan di tingat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
- Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.
2. Desain Orgranisasi Orgranik
- Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
- Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
- Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
- Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
- Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
- Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
- Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.
Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu
cara terbaik melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain
mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub untit
di dalamnya.
Desain struktur subunit didesain sesuai dengan kontinummekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain mekanistik.
Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.
Desain struktur subunit didesain sesuai dengan kontinummekanistik organik dengan cara yang konsisten dengan keadaan kondisi lingkungan, khususnya laju perubahan yamg lebih lambat, ketidak pastian yg lebih besar & rentang waktu balikan yang lebih singkat sesuai demgam desain mekanistik.
Desain teknik integratif tekhnik yang cocok, apakah peraturan, perencanaan atau penyesuaian bersama, bergantung pada tingkat diferensiasi sub unit. Semakin besar diferensiasinya semakin besar perlunya peraturan dan perencanaan.
D. Implikasi
Manajerial Desain & Struktur Organisasi
Pegawai atau
karyawan dalam suatu perusahaan terhubung dalam suatu kesatuan struktur yang
menyatu dengan tujuan agar pekerjaan yang ada dapat terselesaikan dengan lebih
baik dibandingkan tanpa adanya pembagian bagian tugas kerja. Untuk melakukan
pengumpulan orang-orang dalam suatu unit, divisi, bagian ataupun departemen
dengan tugas pekerjan yang berkaitan diadakan kegiaitan departementalization
atau departementalisasi. posisi adalah kualitas maka setiap orang yang
menempati posisi yang ia kuasai dalam suatu organisasi akan menghasilkan
kontribusi besar dalam suatu organisasi tersebut. itulah alasan mengapa
diperlukan implikasi manajerial desan dan struktur organisasi
SUMBER :
http://andryandutagama.blogspot.com/2013/04/desain-dan-struktur-organisasi-bab-9.html
http://idviosafrisca.blogspot.com/2013/04/dimensi-struktur-organisasi.html
http://raitosun.blogspot.com/2012/03/model-desain-organisasi.html
Posting Komentar